DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

Eliminação de documentos e processos físicos

Publicado: 07/05/2024 13:49:12     Última modificação: 19/02/2025 17:39:23

O que é?

A eliminação de documentos e processos físicos é um serviço que permite à Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro realizar a destinação adequada de documentos e processos físicos que já não são mais necessários à sua gestão, de acordo com as Tabelas de Temporalidade de documentos das atividades meio e das atividades fim.

Esse processo visa à organização e otimização do espaço físico, bem como à conformidade com as normas legais de eliminação de documentos.

O procedimento de fragmentação física dos documentos é feito através de cooperativa de reciclagem.

Quem pode utilizar esse serviço?

Defensoras(es) e servidoras(es) em exercício da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

Canais de prestação


Telefone: (21) 2332-6216

E-mail: codoc@defensoria.rj.def.br

Etapas para realização

  1. Identificar dos documentos/processos a serem eliminados;
  2. Criar no SEI o processo “Gestão Documental: Eliminação de documentos”;
  3. Preencher a Listagem de Eliminação de Documentos - LED, incluindo informações solicitadas sobre os documentos e processos de acordo com as Tabelas de Temporalidade das atividades meio e atividades fim;
  4. Encaminhar à CODOC para revisão (É importante ressaltar que a LED não deverá ser assinada até a aprovação por parte da Coordenação de Gestão Documental (CODOC) e, para isso, o referido documento deverá ser remetido à CODOC através de bloco de assinatura);
  5. Após a revisar, a CODOC encaminhará a LED para aprovação da Comissão de Gestão Documental correspondente e autorização da Defensoria Pública Geral;
  6. Depois das respectivas assinaturas a unidade deverá enviar o processo à CODOC, bem como fazer contato com a Coordenação para agendar a transferência de responsabilidade dos documentos;
  7. A CODOC acompanhará junto a cooperativa de descarte a eliminação e realizará o registro fotográfico para fins de controle e auditoria;
  8. Por fim, a CODOC certificará a eliminação no referido processo;

Tempo de atendimento

0 Meses

Outras informações

Legislação relacionada ao serviço

  1. Resolução DPGERJ Nº 1040 de 09 de março de 2020
  2. Resolução DPGERJ Nº 1167 de 26 de julho de 2022
  3. Resolução DPGERJ Nº 1194 de 15 de dezembro de 2022

Observações

Para saber mais sobre eliminação:

Acesse o “Manual de Gestão Documental” no Portal “Defensoria num clique”, na parte de “Arquivos”.
(https://numclique.defensoria.rj.def.br/arquivos/)

Acesse o “Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos das atividades-meio”
(https://transparencia.rj.def.br/uploads/arquivos/fe9a3b755d014f9e89295055fab37048.pdf)

Acesse o “Plano de classificação de documentos das atividades-fim”
(https://transparencia.rj.def.br/uploads/arquivos/8b6b71779dad4c16a726d40804862633.pdf)

Acesse a “Tabela de temporalidade de documentos das atividades-fim”
(https://transparencia.rj.def.br/uploads/arquivos/dc4b62e93ef847c2992a78705151c018.pdf)

Os documentos citados acima podem ser encontrados no “Portal da Transparência”.

Em caso de dúvidas, favor encaminhar e-mail para codoc@defensoria.rj.def.br.

Área responsável

CODOC - COORDENAÇÃO DE GESTÃO DOCUMENTAL

Perguntas Frequentes

  • Quais tipos de documentos e processos podem ser eliminados?

    • Resposta: Todos os documentos previstos nas Tabelas de Temporalidade de documentos das atividades meio e das atividades fim publicadas no DOe/DPRJ.

  • Quais são os prazos de guarda dos documentos antes da eliminação?

    • Resposta: Cada documento possui prazo de guarda individual, de acordo com a legislação vigente. Sendo assim, é necessário consultar as Tabelas de Temporalidade de documentos das atividades meio e das atividades fim, de acordo com sua finalidade.

Termos Relacionados

GESTÃO DOCUMENTAL - DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS - ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS - ELIMINAÇÃO DE PROCESSOS - NORMAS ARQUIVÍSTICAS

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