DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

Desarquivamento de documentos originais digitalizados pela Coordenação de Gestão Documental

Publicado: 07/05/2024 13:36:01     Última modificação: 15/08/2025 13:06:31

O que é?

É um serviço que permite que defensoras(es) e servidoras(es) solicitem a retirada de documentos originais após terem sido digitalizados e arquivados pelo Núcleo de documentação e Informação - NUDOF.

Esse é um procedimento de exceção que deve ter justificativa para ser autorizado.

Quem pode utilizar esse serviço?

Defensoras(es) e servidoras(es) em exercício da Defensoria Pública do Estado do Rio de Janeiro.

Canais de prestação


A solicitação deverá ser realizada pelo SEI, no âmbito do processo em que o documento se encontra.

Etapas para realização

  1. A unidade interessada em retirar documentos físicos deverá fazer um despacho (via SEI), no processo onde se encontra o documento solicitado, requerendo a retirada do documento original e informar:
    • O número de protocolo SEI do documento, indicando o link correspondente;
    • As páginas do documento a serem retiradas ou, se for o caso, a retirada integral;
    • Caso se trate de mídia que não pôde ser incluída no SEI por exceder o tamanho permitido, deve-se mencionar a retirada dessa mídia;
    • A justificativa da retirada;
    • Nome e matrícula da servidora ou do servidor da unidade que realizará a retirada do documento no NUDOF;
    • Informar a data da retirada.
  2. Caso o documento tenha sido digitalizado pela NUDOF, será agendado com a(o) solicitante a retirada do documento dentro da unidade em até 7 dias corridos;
  3. No ato da retirado a(o) solicitante assinará junto a(o) servidora/servidor do NUDOF uma certidão em ambiente SEI confirmando a retirada do documento.

Tempo de atendimento

5 a 7 Dias

Outras informações

Legislação relacionada ao serviço

  1. Resolução DPGE nº 914
  2. LEI N.5427 DE 01 DE ABRIL DE 2009

Observações

Para saber mais, acesse o Portal “Defensoria num clique”, na parte de “Arquivos” terão os documentos referente aos manuais e cartilhas.
(https://numclique.defensoria.rj.def.br/arquivos/)

Em caso de dúvidas, favor encaminhar e-mail para codoc@defensoria.rj.def.br.

Área responsável

NUDOF - NÚCLEO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

Perguntas Frequentes

  • Terceirizados, estagiários e residentes jurídicos de órgãos de atuação podem solicitar desarquivamento dos documentos do acervo da CODOC?

    • Resposta: Não. Apenas defensores e servidores.

  • Quais documentos podem ser desarquivados?

    • Resposta: Apenas documentos avulsos ou documentos desentranhados de processos. Sob nenhuma hipótese haverá desarquivamento de processos.

  • Posso pedir o desarquivamento de processos físicos depois que foram digitalizados pelo NUDOF?

    • Resposta: Não é possível a retirada de processos físicos após a digitalização ser realizada pelo NUDOF.

Termos Relacionados

GESTÃO DOCUMENTAL - ACESSO A DOCUMENTOS ORIGINAIS - DOCUMENTOS DIGITAIS - ACERVO FÍSICO - DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

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